الجهاز الاداري قد يتأثر بشتى الظواهر السلبية سواء كانت اجرائية او سلوكية وهذه قد تنعكس على الجمهور بما يتحمله من معاناة في المعاملة.
ومن تلك الظواهر السلبية التي يعاني منها الجهاز الاداري في علاقته مع الجمهور وهذه تؤدي الى اطالة الاجراءات الروتينية بأتجاه المركزية الادارية منها: الروتين الطويل المعقد , الاجتهادات الشخصية , الوساطة , الخشونة والكبرياء , التقاعس في العمل , الخوف من المسؤولية , عدم ممارسة الصلاحيات , البطالة المقنعة , الفائض بعدد الموظفين , زخم العمل (نقص في عدد الموظفين) , الاتكالية , مزاجية الموظف وحالته النفسية , تأثير الصداقة والقرابة , التسيب في سلوك الموظفين , نوع الإشراف الذي يمارسه الرئيس , عدم ثقة الموظف بقدرته , المحاسبة على عدد الاخطاء وليس على النتائج وعدم غرس الثقة في نفس الموظف ليتخذ قرارات بنفسه.
لاشك ان تغيير الروتين يؤدي لهدر في النفقات وضياع في وقت وجهد المواجع والموظف على حد سواء.
ومن الجوانب السلبية في الاداء الوظيفي اعتماد معايير شخصية في تقديم الخدمات منها المباشرة وغير المباشرة اي ممارسة اسلوب الوساطة او الخشونة او الكبرياء في التعامل مع الجمهور او التقاعس عن العمل والتفنن في طرح الاجتهادات الذاتية بشأن خطوات المعاملة.
ومن الاجراءات الروتينية الشائعة كثرة التعليقات والهوامش على الطلبات المقدمة من قبل المواطنين وقد لا يكون لها ارتباط بموضوع المعاملة وكثرة الهوامش يعني اشراك عدد من الموظفين قد يساوي عدد الهوامش المكتوبة في الطلب وتأخذ تلك الخطوات مسارا افقيا او هرميا متسلسلا وطويلا من (كاتب – م. ملاحظ – ملاحظ – مدقق – رئيس ملاحظين – ………مدير).
وقد تكون هذه الخطوات بسبب خوف الموظف من تحمل المسؤولية ولتكون المسؤولية جماعية في حالة حدوث مشكلة.
وتعدد خطوات المعاملة يؤدي الى زيادة الموظفين عن الحاجة الغعلية للدائرة وتوزيع العمل بينهم يؤدي الى الروتين والموظف لا يعمل بكل طاقته ويقوم بأجراءات منفردة بسيطة مثل اعطاء المعاملة رقما وتاريخا او وضع للاطلاع فقط.
وعدم منح صلاحيات كافية لأوامر العمل المناط بالموظف يكون سبب في اطالة الروتين وقد تكون تلك الصلاحيات غير كافية للموظف ولاتتناسب مع واجباته وفي هذه الحالة يعمد الى رفع القضايا الى رؤسائه او قد يتهرب من ممارسة صلاحياته لعدم ثقته بتحمل المسؤولية او عدم تأكده من نوايا واتجاهات رئيسه في حالة نشوب خلاف.
وقد يكون المرؤوس اتكاليا مما يؤدي الى زيادة خطوات المعاملة واطالة مدة انجازها.
لذا فان اختصار الخطوات اللازمة لانجاز المعاملة يقلل عدد الموظفين المشاركين في اتخاذ القرار كوضع الهوامش والتعليقات ويترتب على ذلك زيادة الوحدات المنجزة.
وقد يقوم الموظف بأجراءات غير ضرورية للمعاملة وهذه الاجراءات تتولد بفضل الاجتهاد الشخصي للموظف وسببها خوف الموظف من تحمل المسؤولية في حالة غموض المعاملة او عدم وجود نص صريح في النظام او القانون او التعليمات.
وقد يكون الاجتهاد نتيجة لمزاج الموظف اذا خضع لتأثيرات شخصية مباشرة كالصداقة والقرابة او تأثير غير مباشر كالوساطة فأنه يقلص تلك الاجراءات.
جليل صادق الطريحي
مدير الغرفة